Nouvelles fonctionnalités
Module Archives de documents
Qu'est-ce que les Archives de documents ?
Un espace de stockage central à l'échelle du mandant pour les documents — contrats, directives, formulaires, supports de formation, manuels des collaborateurs. Jusqu'à présent, le module n'était disponible que dans l'application web ; avec la version 1.0.160, il est également accessible dans l'application mobile.
Les documents sont organisés dans une structure de dossiers avec sous-dossiers. Pour chaque dossier et chaque fichier, il est possible de configurer qui y a accès — soit tous les collaborateurs du mandant, soit des équipes sélectionnées. Les collaborateurs ne voient automatiquement que les contenus qui leur sont accessibles.
Que peuvent faire les collaborateurs dans l'application ?
Parcourir la structure de dossiers de leur mandant
Rechercher des documents par texte intégral et tags
Télécharger des fichiers (PDF, JPG, PNG) ou ouvrir des liens
Consulter la vue détaillée du fichier avec description, taille, date de création, tags
Que peuvent faire les administrateurs / managers ?
Créer, modifier, supprimer des dossiers et sous-dossiers
Télécharger des documents ou créer des liens
Gérer les accès : « Tous les membres du mandant » ou « Par équipes »
Gérer les tags
Directement depuis l'espace manager de l'application, télécharger, modifier, remplacer des fichiers
Module Tableau d'affichage
Qu'est-ce que le Tableau d'affichage ?
Le panneau d'information du mandant — une liste d'annonces actuelles avec titre, contenu, pièces jointes optionnelles et possibilité de retour d'information. Jusqu'à présent disponible dans l'application web ; à partir de la version 1.0.160, également dans l'application mobile.
Pour chaque annonce, il est possible de configurer quels collaborateurs peuvent la voir (tous les membres du mandant, équipes sélectionnées, sélection manuelle) et quelle possibilité de retour d'information est proposée (aucun retour, confirmation, limité, commentaire textuel).
Que peuvent faire les collaborateurs dans l'application ?
Consulter chronologiquement les annonces de leur mandant
Vue détaillée avec contenu Markdown, images intégrées, pièces jointes
Télécharger les pièces jointes (si l'analyse est terminée)
Réagir aux annonces : pouce levé / limité / commentaire textuel (selon la configuration)
Consulter à tout moment leur propre retour d'information dans la vue détaillée (avec horodatage de la réponse et commentaire)
Que peuvent faire les administrateurs / managers ?
Créer, modifier, archiver des annonces
Définir le cercle de destinataires
Joindre des pièces jointes (avec vérification antivirus)
Consulter les statistiques de retour d'information par annonce
Consulter les réponses des collaborateurs (avec configuration « visible pour tous » en option)
Module Partage de documents
Qu'est-ce que le « Partage de documents » ?
Une boîte de réception dans l'autre sens : les collaborateurs mettent à disposition de leur employeur des documents personnels en toute sécurité — par exemple certificats médicaux, confirmations de réception de bulletins de salaire, justificatifs numérisés, documents d'assurance. Jusqu'à présent disponible dans l'application web ; à partir de la version 1.0.160, également dans l'application mobile.
Les collaborateurs téléchargent leurs propres documents et décident avec quels mandants/tenants ils doivent être partagés. Les managers disposant du rôle correspondant (IsShareUserDataManager pour leur équipe) peuvent consulter et télécharger les documents partagés.
Que peuvent faire les collaborateurs dans l'application ?
Télécharger leurs propres documents
Gérer la liste de leurs propres documents
Décider pour chaque document à quels mandants / tenants il est mis à disposition
Retirer à tout moment les partages effectués (Unshare)
Les notifications ouvrent directement le document concerné
Que peuvent faire les managers ?
Consulter les documents partagés de leur tenant (liste + détail)
Télécharger les documents (après analyse antimalware)
Une vue manager distincte par tenant
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