Modul Dokumentenarchiv

Was ist das Dokumentenarchiv?

Eine zentrale, mandantenweite Ablage für Dokumente — Verträge, Richtlinien, Formulare, Schulungsunterlagen,
Mitarbeiterhandbücher. Bisher gab es das Modul nur in der WebApp; mit 1.0.160 ist es auch in der App verfügbar.
Dokumente liegen in einer Ordnerstruktur mit Unterordnern. Pro Ordner und pro Datei wird konfiguriert, wer Zugriff hat —
entweder alle Mitarbeitenden des Mandanten oder ausgewählte Teams. Mitarbeitende sehen automatisch nur die für sie
freigegebenen Inhalte.

Was können Mitarbeitende in der App?

• Ordnerstruktur ihres Mandanten durchstöbern

• Dokumente per Volltext und Tags suchen

• Dateien herunterladen (PDF, JPG, PNG) oder Links öffnen

• Datei-Detail-Ansicht mit Beschreibung, Größe, Erstellungsdatum, Tags

Was können Admins / Manager?

• Ordner und Unterordner anlegen, bearbeiten, löschen

• Dokumente hochladen oder Links anlegen

• Zugriff regeln: „Alle des Mandanten" oder „Nach Teams"

• Tags pflegen

• In der App direkt aus dem Manager-Bereich Dateien hochladen, bearbeiten, ersetzen

Modul Pinwand

Was ist die Pinwand?

Das schwarze Brett des Mandanten — eine Liste aktueller Ankündigungen mit Titel, Inhalt, optionalen Anhängen und Feedback-
Möglichkeit. Bisher in der WebApp; ab 1.0.160 in der App.
Pro Ankündigung ist konfigurierbar, welche Mitarbeitenden sie sehen (alle des Mandanten, ausgewählte Teams, manuelle Auswahl),
und welche Feedback-Möglichkeit angeboten wird (kein Feedback, Bestätigung, eingeschränkt, Textkommentar).

Was können Mitarbeitende in der App?

• Ankündigungen ihres Mandanten chronologisch ansehen

• Detail-Ansicht mit Markdown-Inhalt, Inline-Bildern, Anhängen

• Anhänge herunterladen (sofern Scan abgeschlossen)

• Auf Ankündigungen reagieren: Daumen-hoch / Eingeschränkt / Textkommentar (je nach Konfiguration)

• Eigenes abgegebenes Feedback in der Detail-Ansicht jederzeit einsehen (mit Antwortzeitpunkt und Kommentar)

Was können Admins / Manager?

• Ankündigungen erstellen, bearbeiten, archivieren

• Empfängerkreis definieren

• Anhänge anhängen (mit Virenprüfung)

• Feedback-Statistik je Ankündigung sehen

• Antworten der Mitarbeitenden einsehen (mit Konfiguration „sichtbar für alle" optional)

Modul Dokumente teilen

Was ist „Dokumente teilen"?
Ein Postfach in die andere Richtung: Mitarbeitende stellen ihrem Arbeitgeber persönliche Dokumente sicher zur Verfügung — z.B.
Krankschreibungen, Lohnausweis-Empfangsbestätigungen, eingescannte Belege, Versicherungsdokumente. Bisher in der WebApp;
ab 1.0.160 in der App.
Mitarbeitende laden eigene Dokumente hoch und entscheiden, mit welchen Mandanten/Tenants sie geteilt werden sollen. Manager
mit der entsprechenden Rolle ( IsShareUserDataManager für ihr Team) können geteilte Dokumente einsehen und herunterladen.

Was können Mitarbeitende in der App?

• Eigene Dokumente hochladen

• Liste der eigenen Dokumente verwalten

• Pro Dokument entscheiden, welchen Mandanten / Tenants es zur Verfügung gestellt wird

• Geteilte Freigaben jederzeit zurückziehen (Unshare)

• Notifications öffnen direkt das jeweilige Doc

Was können Manager?

• Geteilte Dokumente ihres Tenants einsehen (Liste + Detail)

• Dokumente herunterladen (nach Antimalware-Scan)

• Pro Tenant eine separate Manager-Sicht

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